E-Business

Individual Assignment Chapter 6 & 7

Question:

Critically assess the claims made for cost savings and increased profitability available for E-Procurement.

Answer:

Definisi Electronic Procurement:

1.Menurut Wikipedia

E-Procurement adalah pembelian business-to-business (B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui internet maupun sistem-sistem informasi dan jaringan lain, seperti Electronic Data Interchange (EDI) dan Enterprise Resource Planning (ERP). Sebagai sebuah bagian penting dari banyak situs B2B, E-Procurement juga kadang disebutkan oleh istilah-istilah lain misalnya supplier exchange. Secara khusus, situs-situs web E-Procurement memungkinkan user yang memenuhi syarat dan terdaftar untuk mencari para pembeli atau penjual barang dan jasa. Tergantung pada pendekatannya, para pembeli atau penjual dapat menentukan harga atau mengundang tawaran. Transaksi-transaksi dapat dimulai dan diakhiri. Pembelian yang sedang berjalan dapat memenuhi permintaan customer untuk diskon jumlah atau penawaran khusus. Software E-Procurement memungkinkan otomatisasi beberapa pembelian dan penjualan. Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi berharap dapat mengendalikan inventori-inventori secara lebih efektif, mengurangi biaya pembelian agen, dan meningkatkan siklus manufaktur. E-Procurement diharapkan dapat diintegrasikan dengan tren Supply Chain Management yang terkomputerisasi.

2.Menurut Australian Government Information Management, AGIMO

E-Procurement merupakan pembelian antar-bisnis (business-to-business, B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui internet.

3.Menurut daftar kata X-Solutions

E-Procurement merupakan sebuah istilah dari pengadaan (procurement) atau pembelian secara elektronik. E-Procurement merupakan bagian dari e-bisnis dan digunakan untuk mendesain proses pengadaan berbasis internet yang dioptimalkan dalam sebuah perusahaan. E-Procurement tidak hanya terkait dengan proses pembelian itu saja tetapi juga meliputi negosiasi-negosiasi elektronik dan pengambilan keputusan atas kontrak-kontrak dengan pemasok. Karena proses pembelian disederhanakan dengan penanganan elektronik untuk tugas-tugas yang berhubungan dengan operasi, tugas-tugas yang berhubungan dengan strategi dapat diberi peran yang lebih penting dalam proses tersebut. Tugas-tugas baru yang berhubungan dengan strategi pembelian ini meliputi manajemen kontrak kepada pemasok lama maupun baru serta penciptaan struktur pasar baru dengan secara aktif mengkonsolidasikan sisi pemasokan/suplai. Sedangkan procurement system adalah sistem perangkat lunak untuk pembelian secara elektronik, yaitu pengadaan barang dan jasa.

4.Menurut daftar kata Siemens

E-Procurement atau e-purchasing adalah pengadaan yang menggunakan media elektronik seperti internet atau jaringan komputer yang lain. Sistem E-Procurement memusatkan pada platform (perangkat keras maupun lunak) komersial bagi para pembeli.

Before Implementation Electronic Procurement

Adapun hal yang perlu diperhatikan dalam mengimplementasikan E-Procurement antara lain adalah:
• Manajemen harus bersepakat untuk mendesain ulang rangkaian proses pembeliannya (process redesign) dari yang bersifat manual ke elektronik, dimana dalam perancangan rangkaian proses baru tersebut akan terjadi usaha eliminasi, simplifikasi, integrasi, dan otomatisasi terhadap sejumlah proses lama.
• Adanya komitmen dari segenap pimpinan dan karyawan perusahaan untuk merubah budaya kerja (change management) akibat penerapan konsep E-Procurement yang berbasis pada penggunaan teknologi informasi secara optimal ini, terutama dalam kaitannya dengan menjalin kemitraan strategis dengan para pemasok (suppliers).
• Disamping harus menguasai cara-cara menggunakan perangkat teknologi informasi (komputer, aplikasi, database, dsb.) dengan baik, SDM perusahaan yang terlibat dalam proses E-Procurement harus memahami secara sungguh-sungguh kerangka perdagangan yang terjadi di dunia maya (cyber trading) atau internet beserta karakteristiknya.
• Tersedianya perangkat pendukung implementasi konsep E-Procurement baik yang bersifat internal maupun eksternal, seperti misalnya: standarisasi kode barang, kerangka hukum yang berlaku, infrastruktur teknologi informasi yang memadai, sistem aplikasi dan database terpadu/terintegrasi, dan lain sebagainya.

Benefit E-Procurement

Keuntungan utama E-Procurement meliputi menghemat uang, waktu, dan beban kerja tambahan yang normalnya berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Proses pengadaan konvensional biasanya melibatkan banyak pemrosesan kertas-kertas, yang mana menghabiskan sejumlah besar waktu dan uang. Dalam beberapa contoh, biaya pemrosesan berkurang sebesar 85%. E-Procurement merupakan komponen besar dalam e-commerce B2B modern dan dapat diterapkan pada spektrum luas industri dan pasar. Banyak perusahaan telah menerapkan E-Procurement dengan sukses, memperoleh keuntungan hingga jutaan dolar AS. Pengalaman menunjukkan bahwa sebuah perusahaan dapat menikmati pengembalian yang mencapai 300% dari investasi awal dalam hanya tiga tahun. Jumlah keberhasilan yang meningkat menunjukkan pertumbuhan pengakuan akan keuntungan E-Procurement. Hal ini menandakan sebuah optimisme terhadap otomatisasi meskipun dalam perlambatan ekonomi dunia. Beberapa perusahaan telah mengadopsi otomatisasi pada semua tahap dari proses suplai untuk memaksimalkan keuntungan E-Procurement. E-Procurement terutama diterapkan pada pembelian barang-barang kecil dan tidak mahal seperti perlengkapan kantor. Pendekatan tradisional masih disukai untuk produk yang lebih mahal seperti permesinan industri kompleks. Meskipun demikian, perusahaan-perusahaan secara meningkat mengakui manfaat pengadaan bahan secara online. Pengadaan secara online membantu organisasi-organisasi untuk merancang rencana yang optimal untuk memanage rantai pasokan (supply chain). Keuntungan E-Procurement tidak hanya meliputi penghematan uang tetapi juga penyederhanaan keseluruhan proses. Rencana-rencana yang optimal dapat dikomunikasikan dengan cepat kepada pemasok-pemasok, oleh karena itu dapat mengurangi biaya dan pemborosan yang biasanya terdapat dalam supply chain. Keuntungan E-Procurement meliputi pengurangan biaya overhead seperti pembelian agen, juga peningkatan kendali inventori, dan keseluruhan peningkatan siklus manufaktur. Sistem E-Procurement membantu perusahaan-perusahaan mengkonsolidasikan data tentang pengadaan bermacam-macam barang baik secara langsung maupun tidak langsung. Data ini memungkinkan mereka melakukan pembelian besar dan bernegosiasi dengan para pemasok untuk diskon yang lebih besar. Daripada sepuluh departemen independen berbeda, misalnya, membeli suatu produk tertentu dalam jumlah kecil, suatu sistem pengadaan yang terpusat dan terhubung dengan baik dalam organisasi akan membantu melacak kebutuhan secara periodik untuk produk tersebut dan pemesanan pembelian besar dapat disusun sesuai kebutuhan. Jika perusahaan dapat dengan mudah menunjukkan kepada pemasok bahwa ada permintaan yang konsisten, hal itu dapat mengatur pesanan pembelian. Lebih lanjut, dengan menghubungkan seluruh pesanan untuk bagian-bagian tertentu dan suplai melalui rute yang ditentukan, perusahaan pembeli dapat mengurangi jumlah transaksi yang diperlukan untuk barang-barang tersebut.

Nilai yang ditawarkan E-Procurement meliputi :

1.Pengurangan biaya pengadaan : Pengurangan dalam biaya, yang dapat berkisar 20-25%, dapat dicapai melalui proses yang efisien seperti perluasan basis pemasok, negosiasi harga yang lebih baik, dan pemendekan siklus pengadaan, sehingga mengurangi inventori.

2.Pelacakan transaksi yang mudah dan pembayaran terotomatisasi : Meminimalkan beberapa biaya pasca pembelian, sehingga menjamin kepuasan pelanggan.

3.Kendali yang lebih baik : Melalui sarana-sarana pelaporan dan analisis yang mudah dan efektif, seseorang dapat meningkatkan efisiensi dalam pemeliharaan laporan, memeriksa pembelian tidak terkendali, dan menciptakan integrasi data yang utuh.

4.Otomatisasi tugas-tugas repetitif : Jika beberapa pembelian yang dilakukan adalah teratur, sistem secara otomatis menyetujui pembelian tersebut berdasarkan pada pembeli dan jumlah yang diminta.

Manfaat langsung yang dapat dirasakan oleh perusahaan yang bersangkutan adalah:
• Pengurangan harga pembelian barang
- Lebih banyak sumber pasokan yang dapat diakses.
- Pemasok baru lebih gampang diperoleh.
- Dengan demikian, mendapatkan harga yang lebih kompetitif.
- Meluaskan jangkauan geografis.
• Pengurangan waktu proses pembelian
- Mempercepat mencari sumber pembelian.
- Mempercepat waktu permintaan penawaran.
- Mempercepat waktu pengiriman penawaran.
- Mempercepat waktu evaluasi penawaran.
- Mempercepat waktu pengeluaran pesanan.
- Mempercepat waktu penindak lanjutan.
- Mempermudah pelacakan pesanan.
• Pengurangan waktu proses penagihan dan pembayaran
- Akibatnya adalah berpotensi mendapatkan tambahan potongan harga.
- Mengurangi kesalahan atau ketidak cocokan antara surat pesanan, dokumen penerimaan dan tagihan.
• Pengurangan biaya administrasi.
- Mengurangi/menghilangkan pekerjaan manual dan pekerjaan kertas.
- Meningkatkan produktivitas pembeli.
• Peningkatan kemampuan untuk menciptakan/mengelola basis pasokan secara optimal.
- Memperbaiki data pasar.
- Memperkecil pengaruh pemuncakan kebutuhan.
• Memperlancar komunikasi pembeli-penjual.
- Lebih cepat dan akurat.
- Persoalan yang mungkin timbul dapat cepat dideteksi dan diatasi.
• Menunjang pelaksanaan pembelian tepat waktu (just-in-time purchasing)
- Komunikasi kebutuhan harian.
- Komunikasi pengiriman harian.
- Meminimalkan persediaan.
• Menunjang pelaksanaan manajemen rantai pasokan (supply chain management)
- Komunikasi informasi antar mata rantai secara transparan, waktu nyata.
- Komunikasi pengapalan, tagihan, pembayaran secara sinkron dan otomatis.
• Menunjang pelaksanaan kemitraan pembeli-penjual.
- Menunjang komunikasi yang rutin, cepat, akurat.
- Menunjang transparansi antara mitra.

Conclusion E-Procurement

Dengan demikian, sebagai kesimpulan dapat dikatakan bahwa E-Procurement memberikan keuntungan-keuntungan sebagai berikut:
• E-Procurement menawarkan kesempatan seluas-luasnya untuk perbaikan dalam biaya dan produktivitas,
• E-Procurement adalah salah satu cara yang paling efektif untuk menyempurnakan manajemen dalam proses langsung, maupun tidak langsung dalam pencarian sumber pembelian,
• strategi E-Procurement yang efektif akan merupakan kunci keberhasilan dalam meningkatkan daya saing di waktu yang akan datang.

Source:

1.http://www2.automation.siemens.com/meta/ebusiness/html_76/glossar/glossar_e.htm

2.http://en.wikipedia.org/wiki/E-Procurement

3.www.agimo.gov.au/publications/2001/11/ar00-01/glossary

4.http://www.x-solutions.poet.com/eu/newsevents/glossary